Power BI révolutionne le reporting dans de nombreux domaines, notamment en finance où il est de plus en plus utilisé. Mais bien qu’attirantes, les dernières technologies de business intelligence ne sont pas toujours les plus faciles à mettre en place !… Alors, comment implémenter cet outil avec succès ?

F31, notre société sœur spécialisée en analyse de données et modélisation financière, accompagne de nombreuses entreprises dans leur transition vers Power BI. Nous vous partageons ici leurs bonnes pratiques en matière de déploiement pour vous aider à maximiser les bénéfices de Power BI au sein de votre entreprise.

1. Lancer le projet sur les bons rails

Le facteur clé d’un projet réussi réside dans la construction d’une équipe réunissant les bonnes compétences et connaissances. Votre équipe projet se doit au maximum d’être pluridisciplinaire, d’inclure des personnes plus ou moins expérimentées, et issues de différents départements. L’objectif : garantir une vision 360 en mixant points de vue et expertises complémentaires.

Naturellement, il est crucial d’impliquer un expert Power BI ayant déjà participé à un tel projet de déploiement ou bien ayant suivi une formation avancée sur le logiciel.

Notre conseil pour bien démarrer votre projet : organiser une réunion de lancement avec l’ensemble de l’équipe pour valider le scope, les objectifs et les responsabilités de chacun – mais aussi souder le groupe pour assurer la cohésion tout au long du projet. Voici quelques éléments à considérer :

• Identifier les différents groupes d’utilisateurs
  
  Les usages de vos équipes sur Power BI vont probablement diverger, il est important d’en tenir compte. Généralement, les utilisateurs avancés gèrent les données et les restituent dans des tableaux de bord, tandis que d’autres consultent ces rapports pour guider leur prise de décision au quotidien. Nous vous recommandons de cartographier ces groupes d’utilisateurs via un sondage ou des ateliers permettant de comprendre leurs processus et problématiques quotidiennes. Vous pourrez ainsi également évaluer leurs attentes et connaissances de l’outil en vue des formations.

• Aligner le calendrier avec les besoins de l’entreprise
  
  Cela permet de mesurer la faisabilité de votre plan, d’inciter les équipes à s’investir dans le projet et, surtout, de prendre la mesure des bénéfices de Power BI.
  Par exemple, tenez compte du fait qu’une fois le logiciel installé, vos équipes souhaiteront être opérationnelles sur Power BI le plus rapidement possible pour commencer à préparer leurs premiers rapports trimestriels avec l’outil. Veillez donc à prévoir suffisamment de temps pour que la formation et l’adoption aient lieu au bon moment – de préférence pendant les périodes plus calmes du début du trimestre.
  
  
• Envisager une phase de test
  
  Avant d’appliquer votre plan de déploiement, nous vous conseillons de tester ce dernier ainsi que vos supports de formation et de communication. Constituez un échantillon d’utilisateurs en sélectionnant une équipe aux profils divers ou bien en faisant appel à des volontaires issus de différents services, représentatifs de la population cible. Cette phase de pilote permet d’identifier de potentiels obstacles et d’y pallier avant le déploiement à plus grande échelle.

2. Définir un plan d’adoption sur-mesure

Répondez aux problématiques des utilisateurs

Une communication ciblée permet d’instaurer un climat de confiance, de répondre aux attentes avec précision et de susciter davantage d’enthousiasme pour le projet.
En échangeant directement avec les utilisateurs finaux, vous aurez une meilleure compréhension des besoins métier. Cela vous permettra d’affiner vos messages pour qu’ils répondent spécifiquement aux différentes attentes.

Par exemple, si certains utilisateurs sont frustrés par des fichiers Excel incomplets et obsolètes compromettant la fiabilité de leurs données, axez votre communication autour des tableaux de bord Power BI qui permettent de mieux organiser, visualiser et comprendre la donnée.
Si d’autres utilisateurs sont fatigués de retravailler manuellement des données provenant de multiples sources, montrez-leur comment Power BI permet d’agréger et d’exploiter facilement ces différentes données.

Embarquez vos équipes

La phase de communication préalable au déploiement doit surtout servir à montrer aux futurs utilisateurs les bénéfices de l’outil, et leur donner envie de l’utiliser dès son déploiement. Un salarié embarqué, c’est un futur utilisateur convaincu !

• Identifier des ambassadeurs
  
  Distinguez au sein des équipes les personnes les plus passionnées de Power BI, celles qui seront ravies d’en parler autour d’elles et qui inspirent confiance dans la solution. Leur rôle : évangéliser autour d’elles sur les bénéfices de la solution, mais aussi remonter les attentes des utilisateurs à l’équipe projet. Un travail en étroite collaboration avec ces ambassadeurs permettra de garantir que les retours et demandes des utilisateurs finaux soient pris en compte.

• Personnaliser les formations
  
  Idéalement, prévoyez une formation customisée pour chaque groupe d’utilisateurs identifié précédemment. Par exemple, les créateurs de tableaux de bord auront besoin d’une formation plus technique sur la construction d’un rapport Power BI. Leur besoin de connaissance plus approfondie peut justifier un intervenant externe ou une formation Power BI dispensée par un expert. De leur côté, les utilisateurs amenés à consulter les rapports uniquement devront avant tout comprendre comment naviguer entre les tableaux de bord, interagir avec les différents graphiques et en extraire les données.
  Notre bonne pratique pour assurer la pertinence de chaque contenu de formation : envoyer  un sondage au préalable afin de cerner les attentes des utilisateurs en vue de la formation, et compléter avec une enquête de satisfaction post-formation pour identifier les axes d’amélioration.
  Nos outils de sondage préférés : Microsoft Forms, facilement personnalisable à la charte graphique de votre entreprise grâce à la fonctionnalité d’ajout de visuels au choix, ou encore Polly qui peut être également administré dans un groupe Microsoft Teams pour limiter le nombre d’outils en interne !

• Faire appel à des influenceurs
  
  Peu importe le type de message que vous souhaitez faire passer, une bonne pratique consiste à ce qu’il vienne d’une (ou plusieurs) personne(s) influente(s) afin de renforcer la crédibilité et inciter les équipes à consulter leurs emails ! Nous vous recommandons également d’impliquer votre expert ou votre équipe Communication dès le début du projet pour bénéficier de leurs bonnes pratiques sur le déploiement d’outils similaires.

• Récolter des témoignages internes
  
  Une autre bonne raison de mener un pilote en amont est d’obtenir des témoignages internes. En effet, entendre des collègues expliquer comment Power BI révolutionne leur façon de travailler peut éveiller la curiosité des plus sceptiques.

Notre astuce
Pour réaliser vos vidéos de témoignages internes, pas besoin de faire appel à une équipe de tournage : un outil comme Loom capable de filmer votre écran et votre visage est amplement suffisant pour obtenir un rendu de qualité.

3. Accompagner le changement

Envoyez le bon message, au bon moment

Diffusez l’information de manière optimale pour ne pas submerger les utilisateurs. Une session de découverte présentant les bases de Power BI est un excellent moyen de commencer. Laissez le temps aux utilisateurs d’assimiler et de mettre en pratique ce qu’ils ont appris avant de réitérer, si besoin, avec une session plus avancée.

Notre astuce
Construisez des guides de formation en support des sessions de formation et rendez-les facilement accessibles aux utilisateurs : page intranet, hub dédié à Power BI, plateforme d’e-learning, dossier partagé, etc.

Gardez en tête que les nouveaux arrivants devront également suivre ces formations Power BI pendant leur onboarding : veillez donc à bien conserver les guides, enregistrements de vos sessions et vidéos tutoriels sur un même espace.

Enfin, assurez-vous de bien rester à jour sur Power BI :

• Créez un canal Power BI dédié sur Microsoft Teams ou Slack, et postez régulièrement les dernières avancées du projet pour informer et motiver les troupes. Une fois les sessions de formation passées, publiez régulièrement des astuces et fédérez une communauté pour permettre aux utilisateurs de s’entraider lorsqu’ils ont des questions ou besoin de conseils.
• Suivez l’actualité du blog Power BI et abonnez-vous à la chaîne YouTube officielle pour être toujours au top des tendances (contenus en anglais). Nous vous recommandons également le Club Power BI, la plus grande communauté française adepte du produit.
• Encouragez les équipes à s’abonner aux tableaux de bord pour recevoir des notifications email à la fréquence désirée. Une autre bonne habitude consiste à mettre en place des alertes sur certaines briques de vos rapports pour signaler aux utilisateurs lorsque les données varient au-delà des limites spécifiées.
  En suivant l’évolution de leurs rapports en ligne et des données sous-jacentes, vos équipes s’habituent à utiliser Power BI comme source d’information et outil d’analyse dynamique.

Facilitez la transition

Toute transition demande un temps d’adaptation. Pauline Jouffret, experte Power BI chez F31 propose un excellent conseil pour aider vos équipes habituées à leurs outils et processus existants :
« Beaucoup de personnes analysent leurs données dans Excel. Si vous remplacez soudainement leurs fichiers Excel par des tableaux de bord interactifs sans tenir compte de leurs habitudes, ils risquent fortement de rejeter Power BI. Pour qu’ils adoptent l’outil, assurez-vous de leur donner la même information, par exemple en commençant par insérer des tableaux dans vos rapports au lieu de visuels épurés. »

Bien que Power BI soit un outil puissant, il arrive qu’un tableau de bord interactif ne soit pas la meilleure solution pour présenter de la donnée. Par exemple, dans les cas suivants :

• Partager l’information à des utilisateurs n’ayant pas accès au rapport
• Présenter des données à l’instant T, par exemple au 31 décembre de l’année passée
• Envoyer les données à des clients qui n’utilisent pas Power BI
• Editer un rapport pour un décisionnaire qui a besoin d’avoir sous les yeux une analyse de données sur mesure, détaillée et commentée – surtout lorsque ces données sont issues de multiples tableaux de bord et fichiers Excel.

Afin de faciliter la transition entre le « rapport statique » et le « rapport dynamique », UpSlide a développé le Lien Power BI-PowerPoint permettant de présenter la donnée issue de Power BI dans des présentations PowerPoint. Cette fonctionnalité permet d’importer vos visuels Power BI sur vos diapositives et de les mettre à jour directement depuis PowerPoint lorsque les données évoluent. Elle est d’ores et déjà utilisée par Pernod Ricard, Verescence, Thales et bien d’autres afin de faciliter la transition entre les deux outils.

4. Mettre en place de bonnes pratiques

Instaurez des règles graphiques

Power BI offre des possibilités infinies pour créer ses tableaux de bord ; il convient de suivre quelques règles afin que l’ensemble des rapports soient clairs et pertinents pour les utilisateurs. Ainsi, même si les tableaux de bord des différents services ont des objectifs et des présentations variés, respecter des bonnes pratiques communes permet de garantir une bonne lecture des données ainsi qu’une navigation fluide.

Voici quelques principes clé à appliquer lors de la création de rapports Power BI :

• Garder la finalité en tête : le niveau de détail et de complexité d’un rapport ne sera pas le même s’il est voué à être diffusé sur grand écran lors d’une réunion ou s’il est destiné à un usage individuel sur ordinateur, tablette ou smartphone.
• Insérer des images parlantes : parfois la donnée ne parle pas d’elle-même, une image ou une icône bien placée peut aider à véhiculer le bon message.
• Rester simple : un tableau de bord correspond à une vue d’ensemble et doit illustrer uniquement les informations clé. Les utilisateurs peuvent changer les filtres des tableaux, entrer dans les détails voire extraire les données s’ils veulent en savoir plus.
• Optimiser la visibilité des blocs : plus un rapport est long, plus il faut scroller pour accéder à l’information et plus celle-ci perd en impact.
• Présenter les données au bon format : par exemple, si vous avez pour habitude d’utiliser un graphique en cascade pour exposer les profits, conservez ce même graphique sur les autres tableaux de bord.

Découvrez les astuces de Microsoft pour vos rapports Power BI.

Maintenez le niveau de sécurité

La protection des données est un enjeu majeur pour les entreprises. Power BI révèle le potentiel de vos données à condition qu’elles soient partagées et exploitées en toute sécurité. Voici comment vous assurer que vos données ne soient pas corrompues :

• Utilisez les labels de protection Microsoft permettant de marquer vos jeux de données, rapports, tableaux de bords et flux de données comme « sensibles » sans impacter la collaboration. De plus, si vous exporter vos données étiquetées hors de Power BI, le marquage reste afin d’en garantir la protection.
• Contrôlez vos données sensibles avec Cloud App Security ainsi que des responsables de la sécurité informatique capables de relever des comportements suspects et résoudre certaines problématiques liées à la sécurité.
• Limitez l’accès aux tableaux de bords. Chaque équipe doit pouvoir accéder uniquement aux rapports Power BI pertinents pour elle. Azure Active Directory (AD) groups simplifie la gestion des accès aux tableaux de bord, notamment via les groupes de sécurité permettant de gérer les accès de plusieurs personnes à la fois.
• Activez la Row-Level Security afin de restreindre l’accès à certaines données. Comme spécifié par Microsoft, les filtres empêchent l’accès aux données au niveau des lignes et selon les rôles attribués aux utilisateurs. Cette solution s’avère pratique pour permettre aux utilisateurs d’un département d’accéder seulement aux données qui les concernent.
•  Instaurez une gouvernance forte. Veillez à ce que l’ensemble de vos équipes et des nouveaux arrivants soient au courant des mesures de sécurité.

Le potentiel de Power BI est presque illimité. Même si l’adoption est un processus qui peut prendre du temps, le retour sur investissement est immense. Nous vous souhaitons de réussir votre transition vers Power BI et espérons que ces bonnes pratiques vous sont utiles.

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