Depuis quelques années, les départements financiers adoptent massivement Power BI, le logiciel de Microsoft qui révolutionne l’analyse de données pour la prise de décision. Grâce à Power BI, les équipes accèdent à des tableaux de bords interactifs en ligne permettant d’explorer les données de leur entreprise en toute sécurité ; on parle alors de « rapports dynamiques ».
Néanmoins, le recours à des « rapports statiques » demeure nécessaire dans plusieurs cas :
- Isoler une partie des informations (données confidentielles ou non-pertinentes)
- Analyser, comparer ou restituer la donnée sous un nouvel angle
- Commenter textuellement les résultats obtenus
- Retravailler la mise en forme dans de nouveaux tableaux et graphiques
- Partager les chiffres à des personnes non familières avec Power BI
Aujourd’hui, le logiciel PowerPoint reste le meilleur outil de la suite Microsoft Office pour présenter et commenter des résultats. En effet, PowerPoint est le format privilégié pour les présentations et rapports statiques qu’ils soient internes à l’entreprise (Comex, comptabilité, rétrospective, veille d’indicateurs, suivi mensuel, etc.) ou destinés aux clients : rapport d’investissement, proposition commerciale ou encore bilan d’activité. C’est pourquoi nous avons développé un lien permettant de connecter Power BI et PowerPoint et faciliter la transition vers le rapport dynamique.
Voici quatre méthodes différentes pour exporter les éléments d’un tableau de bord Power BI en ligne vers une présentation PowerPoint afin d’élaborer un rapport statique personnalisé*.
#1 Export natif d’un rapport Power BI complet vers PowerPoint
Conçu également par Microsoft, le logiciel Power BI est compatible avec la suite Office, notamment grâce à des fonctionnalités permettant d’échanger de la donnée entre les logiciels. Ainsi, l’export le plus simple consiste à utiliser la fonction native « Exporter vers PowerPoint » depuis Power BI en ligne.
Comment exporter un rapport Power BI vers PowerPoint ?
- Rendez-vous sur https://app.powerbi.com/home
- Ouvrez un rapport publié sur un de vos espaces de travail
- Sur votre rapport, cliquez sur Fichier, puis Exporter vers PowerPoint
Les limites de l’export natif Power BI vers PowerPoint
L’ensemble du processus s’opère sur app.powerbi.com. Mais, cette méthode génère un nouveau fichier PowerPoint avec le template neutre par défaut, le résultat ne respecte donc pas votre charte graphique.
De plus, les pages du rapport Power BI sont converties en images non personnalisables, avec un format souvent différent du template PowerPoint.
Enfin, les données Power BI ne sont pas modifiables depuis PowerPoint : si les données évoluent, vous devrez recommencer l’export.
#2 Copier-coller d’un visuel Power BI sur PowerPoint
Une deuxième technique consiste à importer uniquement un visuel via un copier-coller depuis le rapport Power BI en ligne : pratique lorsqu’on désire mettre en avant certains éléments d’un tableau de bord Power BI sans télécharger les pages entières.
Comment copier-coller nativement un visuel Power BI sur PowerPoint ?
- Ouvrez un fichier PowerPoint sur votre bureau
- Rendez-vous sur https://app.powerbi.com/home
- Ouvrez un rapport publié sur un de vos espaces de travail
- Sur le rapport, sélectionnez un visuel puis cliquez sur l’icône Copier
Les limites du copier-coller de visuel Power BI sur PowerPoint
Vous gagnez en flexibilité en sélectionnant uniquement les visuels pertinents. En revanche, vous ne pouvez pas modifier/ajuster les données Power BI dans PowerPoint. Le visuel reste une image accompagnée d’une boîte de texte détaillant la « source » – celle-ci est à supprimer manuellement de votre diapositive si vous n’en avez pas l’utilité.
Astuce : vous pouvez conserver le lien hypertexte dans la partie « notes » de votre diapositive afin de revenir sur ce visuel Power BI ultérieurement.
#3 Export de données Power BI vers Excel et Power Point
Cette troisième technique consiste à importer les données Power BI dans Excel, où il est ensuite possible de les retravailler avant de les restituer dans PowerPoint.
En effet, il est parfois nécessaire d’exporter ses données Power BI vers Excel pour les analyser ou créer des tableaux et graphiques avant de les assembler dans une présentation PowerPoint.
Comment exporter ses données Power BI vers Excel, puis PowerPoint ?
- Ouvrez un fichier PowerPoint sur votre bureau
- Rendez-vous sur https://app.powerbi.com/home
- Ouvrez un rapport publié sur un de vos espaces de travail
- Sur le rapport, sélectionnez un visuel puis cliquez sur l’icône « … »
- Sélectionnez Exporter des données
▶ Lisez notre article “How to link Excel to PowerPoint” pour découvrir comment connecter simplement vos tableaux et graphiques Excel à PowerPoint
Les limites de l’export de données Power BI vers Excel puis PowerPoint
Bien qu’offrant plus de liberté en personnalisant les données sur Excel avant de les ajouter à votre PowerPoint, cette technique est tout de même chronophage et il vous faudra réitérer tout le processus lorsque vos données Power BI évoluent.
Il ne s’agit pas vraiment d’un lien car cette dernière méthode ne permet toujours pas de filtrer/mettre à jour ses données Power BI depuis PowerPoint.
#4 Le lien Power BI-PowerPoint d’UpSlide
Les avantages du lien Power BI-PowerPoint d’UpSlide
Avec le lien Power BI-PowerPoint développé par UpSlide, alimenter ses présentations en graphiques et tableaux n’a jamais été aussi efficace : vous pouvez importer vos visuels directement à partir de PowerPoint sans passer par Power BI.
Toujours depuis PowerPoint, vous vérifiez et modifiez les filtres appliqués depuis un volet dédié aux liens Power BI-PowerPoint que vous avez créé sur vos slides.
Et lorsque vos données Power BI évoluent dans le temps, mettez simplement à jour les visuels ou pages de rapport que vous souhaitez en quelques clics.
Comment connecter Power BI et PowerPoint avec UpSlide
- Dans PowerPoint, allez à l’onglet UpSlide
- Cliquez sur le bouton « Lier une image dans PowerPoint à un visuel Power BI » (tout à droite)
Vous pouvez à présent rafraîchir vos visuels Power BI pour y intégrer de nouvelles données ou y ajouter des filtres, directement depuis votre présentation PowerPoint :
- Dans votre PowerPoint, toujours dans l’onglet UpSlide
- Cliquez sur le bouton « Mettre à jour les liens Power BI » (tout à droite)
Cette dernière technique est exclusivement disponible pour les utilisateurs d’UpSlide. Découvrez comment vous pouvez bénéficier du Lien Power BI – PowerPoint :
Quelle méthode allez-vous utiliser pour votre prochain export de Power BI vers PowerPoint ?
Dites-le-nous en commentaire !
*Prérequis : compte Power BI avec accès à un tableau de bord ainsi que le logiciel PowerPoint (application de bureau).
