6 étapes pour sélectionner l’outil de productivité le plus adapté à son équipe

  • 8 min
  • Tips d'Efficacité
  • Par Edouard Ouaknine le 10/11/2020

La recherche incessante de performance et de rentabilité, couplée à une concurrence accrue, pousse les entreprises à se digitaliser davantage en se dotant d’outils de productivité qui permettent d’organiser, de traiter plus rapidement – voire même d’automatiser les flux de travail de leurs équipes.

Face à une explosion de l’offre en logiciels et applications de productivité, il devient très difficile de choisir un outil adapté à ses besoins ! Afin de vous aider à prendre la bonne décision, nous vous partageons les 6 étapes pour choisir le logiciel de productivité qu’il vous faut.

Prêt à choisir le prochain logiciel qui ravira vos équipes et fera la différence sur votre performance ?

1. Comprendre les besoins

Avant de partir à la chasse aux bons outils, mieux vaut commencer par avoir une vision exhaustive du besoin : analysez en profondeur les flux de travail de vos équipes pour réfléchir ensuite aux outils qui pourraient leur correspondre. Quels sont les problèmes que la nouvelle solution doit résoudre ? Quelles tâches chronophages peuvent être automatisées ? Que doit faire le système pour faciliter telle ou telle étape ?

Il est également important d’embarquer dès le début du projet tous les futurs utilisateurs de la solution : ils connaissent par cœur les problèmes liés à leur méthode de travail actuelle, et peuvent donc vous aider à identifier le moyen de les régler. Les rassurer sur le fait que leurs besoins seront pris en compte dans la liste des critères d’évaluation permettra de faciliter grandement la prise en main du nouvel outil, et son adoption sur le long terme.

Une bonne pratique consiste à développer une maquette ou une première solution en interne avec les équipes concernées : par exemple, si vos commerciaux demandent un logiciel CRM pour optimiser le suivi de leurs prospects, ils peuvent commencer par remplir un feuillet Excel avec les données qu’ils possèdent déjà. Votre équipe peut ainsi se faire une idée plus précise de ses exigences (il se peut même que vous aboutissiez à la conclusion qu’un nouveau logiciel n’est finalement pas nécessaire !).

Cela ne veut pas pour autant dire que la solution définitive doit être développée en interne ; ce choix doit être réalisé en pleine conscience des avantages et des inconvénients qu’il implique.

2. Acheter ou développer ?

Il est commun d’hésiter entre acheter une solution sur étagère ou la développer en interne.

Avant de prendre votre décision, veillez à bien étudier les avantages et les inconvénients de chaque option :

Avant de faire appel à UpSlide, beaucoup de nos clients ont commencé par développer leur outils en interne pour gagner du temps sur Excel, notamment à l’aide de macros VBA très vite devenues obsolètes pour de multiples raisons :

  • Mises à jour de la suite Office
  • Manque de maintenance sur l’outil
  • Changement des sources de données
  • Départ de la personne en charge
  • Difficulté d’apprentissage du langage
  • Dépriorisation du projet
  • etc.

Même si certaines entreprises ont les ressources suffisantes pour construire leur propre solution, d’expérience, la durée de vie limitée des outils internes reste un frein majeur.

Nous vous conseillons donc un entre-deux, c’est à dire comprendre ce dont vos équipes manquent à partir d’un prototype non complet mais opérationnel rapidement, en utilisant par exemple la méthode du Design Sprint, avant de chercher une application de productivité répondant au mieux à vos besoins.

N.B. : les étapes ci-dessous vous guident dans l’achat d’un logiciel de productivité et non sa conception.

3. Définir les critères de sélection

L’étape la plus cruciale demeure incontestablement la définition des critères de sélection pour départager les différents outils de productivité sur lesquels vous allez vous pencher.

Sans une liste complète et précise de vos critères, il vous sera difficile de faire le bon choix de système pour vos équipes !

Voici un rapide tour d’horizon des principaux points à étudier :

  • Compatibilité : avec vos logiciels, équipements, processus, normes IT en vigueur
  • Facilité d’utilisation : possibilité de tester, rapidité de prise en main, adoption par les utilisateurs
  • Sécurité : stockage des données, connexions sécurisées, hébergement
  • Fiabilité : notoriété de l’éditeur, témoignages clients, partenaires de confiance
  • Déploiement et accompagnement : date de livraison, formation, support, mises à jour
  • Rentabilité : avantages stratégiques, gains de temps chiffrés, montant du retour sur investissement
  • Fonctionnalités requises : ce que le logiciel doit absolument savoir faire

Définir votre propre liste de critères, les pondérer et évaluer chacun des logiciels retenus prend beaucoup de temps.
Pour vous aider à gagner un temps précieux, nous vous proposons un modèle Excel personnalisable afin d’évaluer et comparer vos logiciels favoris selon vos critères de sélection.


Bien entendu, cette liste non exhaustive ne tient pas compte des subtilités de chaque entreprise ; elle constitue néanmoins une bonne base pour se lancer ! Nous vous invitons à la compléter avec vos propres besoins pour en faire un outil adapté à votre cas spécifique.

4. Identifier les différentes options

Le but de cette étape ? Lister les outils de productivité les mieux adaptés à votre équipe, à leurs objectifs et à leurs processus de travail.

Commencez par identifier les logiciels utilisés par vos pairs : interrogez vos homologues à propos des solutions sur lesquelles ils travaillent, demandez à vos collègues s’ils ont déjà utilisé ce type de logiciel dans leurs expériences passées ou bien si, à leur tour, ils connaissent des personnes à même de pouvoir les conseiller (cela permet également de les impliquer davantage dans le projet).

Si vous avez du mal à obtenir des recommandations, nous vous conseillons de vous renseigner sur différentes sources comme les revues informatiques, les blogs IT, voire les app stores qui comprennent généralement une catégorie dédiée à la productivité. Ensuite, vérifiez les évaluations des applications et lisez les critiques sur des sites spécialisés comme Capterra, GetApp, ou simplement Google !

Les outils d’efficacité les mieux notés ne sont pas forcément les meilleurs pour votre équipe : c’est pour cette raison qu’il est important de définir précisément vos propres critères d’évaluations au préalable.

5. Choisir la solution adaptée

Une fois vos critères d’évaluation définis (étape 3) et les potentielles solutions de productivité identifiées (étape 4), vous pouvez passer à l’action !

L’application de productivité que vous allez choisir doit être capable de répondre aux besoins de votre équipe, selon vos critères spécifiques. Chaque alternative doit passer le test de votre liste de critères de sélection personnalisée pour obtenir une note finale.

Selon les critères et leur pondération, vous devriez tout de suite voir émerger une solution – si jamais il y en a deux, vous pouvez toujours à les tester une à une en commençant par la mieux notée.

A ce stade, contactez directement l’entreprise qui développe la solution afin de leur expliquer votre projet. Vérifiez qu’elle répond bien à tous vos critères et sollicitez une démonstration pour faire connaissance avec l’outil.

Si certaines fonctionnalités secondaires manquent à l’appel, n’hésitez pas à demander directement à l’éditeur de logiciel s’il compte les développer, s’il existe une alternative ou les bonnes pratiques de leurs clients existants : les éditeurs indépendants et spécialisés recueillent généralement les besoins de leurs clients et s’appuient dessus pour proposer des évolutions du produit.

Astuce : Proposez de nouvelles fonctionnalités ! Les éditeurs de logiciels cherchent généralement à faciliter la vie de leurs utilisateurs et prennent au sérieux les suggestions de leurs clients – de nombreuses fonctionnalités UpSlide n’auraient pas vu le jour sans cela 🙂

Toutefois, gardez en tête qu’un éditeur de logiciels ne peut pas répondre à toutes les demandes : pour certaines, les plus spécifiques, vous devrez peut-être vous montrer patient !

6. Tester et valider l’outil

Vous disposez généralement d’une période d’essai de l’outil dont l’objectif est de valider votre choix par la pratique.

Vos équipes soulèveront probablement des questions, voire des inquiétudes, pendant les premiers temps de l’utilisation de ce nouveau logiciel. Soyez à leur écoute et rassurez-les pour leur faire comprendre votre objectif commun : faciliter leur quotidien.

De nombreux moyens existent pour garantir une bonne adoption :

  • Communiquer à vos équipes en amont du déploiement pour les préparer au changement
  • Organiser des sessions de formation et/ou de découverte avec les utilisateurs
  • Demander aux utilisateurs finaux leur avis sur l’outil pour de potentiels développements complémentaires
  • Appeler le support technique ou votre contact principal pour toute question technique

Par exemple, chez UpSlide, nous accompagnons la mise en place de notre logiciel avec un plan d’adoption dédié à la prise en main de l’outil par les utilisateurs, non seulement au moment du déploiement mais également sur le long terme. Nous assurons ainsi une satisfaction continue de nos clients, via des actions personnalisées répondant à leurs besoins spécifiques.

Une bonne communication peut faire la différence entre un test réussi et un abandon de projet.

Si cette dernière étape s’avère concluante et que vos équipes sont satisfaites, bravo, vous optez pour le bon logiciel de productivité !

Découvrez comment Mazars a fait le bon choix de logiciel pour ses équipes !

BONUS : nos 5 logiciels de productivité indispensables

Chez UpSlide nous aidons les gens à mieux travailler en leur faisant gagner du temps et du confort de travail dans la suite Office (Word, Excel et PowerPoint).

Tout comme vous, nous utilisons une multitude d’outils pour mener à bien notre mission.

Voici notre top 5 des outils de productivité :

  • Microsoft Teams, la solution idéale pour communiquer efficacement et collaborer à distance grâce à une messagerie instantanée et un système de visio-conférence bien pensés. Nous avons rédigé un guide complet pour bien prendre en main cet outil « Bien communiquer grâce à Microsoft Teams ».
  • Trello, l’application gratuite dédiée à la gestion de projet. Décomposez vos missions en plusieurs tâches que vous et vos équipes pouvez suivre facilement. C’est notre fondateur, Antoine – mordu de productivité – qui en parle le mieux !

  • Power BI, le futur du reporting financier. Il s’agit d’un logiciel capable d’analyser rapidement de gros volumes de données et d’en partager les résultats en temps réel sous forme de rapports en ligne sécurisés. En plus, il est possible d’exporter vos tableaux de bord Power BI dans la suite Office !
  • Limber, un outil 100% made in France qui permet d’automatiser nos publications LinkedIn et Twitter en plus d’opérer une veille stratégique sur l’univers Microsoft et Power BI. D’ailleurs, si vous utilisez la suite Office, suivez la page LinkedIn d’UpSlide pour découvrir les astuces de nos experts !
  • UpSlide, l’onglet qui vous propose plus de 50 fonctionnalités intelligentes dans PowerPoint, Excel, Word et Power BI. Nous vous aidons ainsi à gagner en productivité, assurer la conformité de vos contenus et faciliter la collaboration entre équipes.

Dites-nous en commentaire quel sont vos logiciels de productivité préférés !

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