Pourquoi importer ses données Power BI dans Excel ?
Power BI, la solution développée par Microsoft, permet de créer des modèles de données puis d’en faire des rapports dynamiques, interactifs et accessibles aux personnes de votre choix.
Exporter des données depuis Power BI vers Excel est pratique lorsqu’on veut les retravailler ou recréer des tableaux et graphiques pour alimenter un rapport statique : bien que les équipes Finance utilisent de plus en plus Power BI, celles-ci ont toujours besoin de produire des rapports statiques, à un moment T, pour un produit ou un territoire particulier.
Pour mettre en forme ou analyser ses chiffres, rien de mieux qu’un fichier Excel classique, manipulable et compris par la plupart des personnes.
Roxanne, consultante Power BI chez Finance 3.1, nous présente les différentes méthodes permettant d’exporter dans Excel des données issues d’un rapport Power BI en ligne, c’est-à-dire à partir de app.powerbi.com.
Option 1 : Exporter les données d’un visuel Power BI vers Excel avec « Export Data »
Il est possible d’exporter des données issues de visuels ou de tables présents sur un rapport Power BI vers Excel. Il s’agit d’un export simple qui vous permet de vérifier, analyser ou opérer des calculs rapides sur une table dans Excel.
Voici comment exporter des données depuis un rapport Power BI en ligne :
- Rendez-vous sur app.powerbi.com, choisissez un rapport auquel vous avez accès
- Cliquez sur « … » en haut à droite du visuel désiré, puis « Export data »
- Vous aurez le choix entre un fichier CSV ou XLSX contenant les données relatives au visuel
- Par défaut vous aurez uniquement accès aux données filtrées par le visuel « Summarized data » – selon vos droits, vous pourrez également obtenir les données sous-jacentes au visuel (non filtrées) en choisissant « Underlying data »
Vous pouvez désormais retravailler vos données ou recréer des graphiques directement dans Excel.
Ce premier type d’export Power BI vers Excel est simple mais limité :
- On ne peut exporter les données que d’un seul visuel à la fois, dans un nouveau csv.
- On ne peut pas mettre à jour les données dans Excel lorsque le rapport Power BI évolue.
- On ne peut exporter que des données relatives à un visuel
Power BI, il n’est pas possible d’extraire une table, car les données et le
modèle ne peuvent pas être consultés dans la version publiée.
C’est toutefois possible dans la version bureau de PowerBI (“Power BI Desktop”) : dans la vue « Data », sélectionnez une table, puis clic droit et « Copy » pour une colonne, ou « Copy Table » pour la table entière. Collez simplement les données dans un fichier Excel pour les récupérer.
Option 2 : Exporter un modèle de données de Power BI vers Excel avec « Analyze in Excel »
Le deuxième type d’export de Power BI vers Excel concerne les modèles de données entiers, avec l’avantage de pouvoir rafraîchir les données directement dans Excel !
Toujours depuis app.powerbi.com, voici comment connecter le modèle de données à un fichier Excel vierge grâce à la fonction « Analyze in Excel » :
- Ouvrez le rapport dont vous voulez exporter le jeu de données
- Cliquez sur « … » tout à droite du ruban au-dessus du rapport
- Choisissez « Analyze in Excel ».
Cela télécharge un fichier Excel en .ODC (Office Data Connection : une extension utilisant HTML et XML), à partir duquel on peut créer des tableaux croisés dynamiques, des visuels, etc. directement dans Excel à partir des données provenant du cube de données Power BI.
Ainsi, lorsque l’’on veut créer un nouveau TCD dans le fichier Excel (onglet « Insert » > « PivotTable »), il suffit d’opter pour « Use an external data source », puis de choisir la connexion au cube de données voulu en cliquant sur « Choose Connection ».
Pour rafraîchir les données issues du rapport Power BI, il suffit de se rendre dans l’onglet « Data » et de cliquer sur « Refresh All ».
Ce deuxième type d’export Power BI vers Excel à l’avantage d’être semi-dynamique mais toujours limité :
- On génère un nouveau fichier, avec une extension peu familière (Microsoft recommande de privilégier le XLSX)
- Les mesures des modèles de données doivent être créées avant car il n’est pas possible d’en créer dans un TCD.
Option 3 : Se connecter à un modèle de données Power BI depuis un Excel existant avec « Power BI Publisher »
⚠ Avant avril 2020, il était possible de connecter un modèle de données à un fichier Excel en XLSX déjà existant et sans se rendre sur app.powerbi.com grâce à un complément nommé « Power BI Publisher ». En effet, depuis quelques semaines, cet add-in n’est plus téléchargeable, Microsoft ayant décidé de supprimer la fonctionnalité.
- Si vous n’avez pas installé Power BI Publisher avant avril 2020, veuillez vous rendre directement ici.
- Si vous avez installé le complément avant que Microsoft ne le supprime, sachez que celui-ci fonctionne toujours. Voici comment se connecter à vos cubes Power BI directement dans Excel :
- Rendez-vous dans l’onglet Excel « Connect to Data »
- Choisissez le rapport ou jeu de données auquel vous voulez vous connecter, puis « Connect ».
- Vous pouvez désormais créer des analyses qui vont chercher leurs données directement dans le cube présent dans app.powerbi.com.
Ce troisième type d’export de Power BI à/vers Excel reste la meilleure option :
L’option 2 « Analyze in Excel » et l’option 3 « Power BI Publisher » permettent toutes les deux de se connecter au cube de données d’un rapport Power BI, mais la dernière méthode présente des avantages non-négligeables :
- Une expérience simplifiée, sans passer par app.powerbi.com
- Réalisable depuis un fichier Excel existant, sans générer de nouveau fichier
- Pas de recours à l’extension .ODC (le .XLSX étant à favoriser)
Microsoft nous proposera bientôt une alternative aussi efficace pour connecter Excel et Power BI (voir les prochaines fonctionnalités de Power BI).
Quelle est la meilleure méthode pour relier Power BI à Excel ?
L’option 1 – export de données d’un visuel Power BI – est pratique lorsqu’il s’agit simplement d’obtenir les données sous-jacentes à un visuel présent sur un rapport Power BI.
L’option 2 – Analyser dans Excel – est plus adaptée si vous souhaitez étudier vos jeux de données Power BI. En important l’ensemble du jeu de données, vous disposez de plus de flexibilité, à condition de bien veiller à ce que vos mesures soient créées en amont afin de pouvoir les exploiter dans vos tableaux et graphiques.
*A noter que l’option 3 – Power BI Publisher – est à privilégier à l’option 2 si vous avez pu obtenir l’add-in avant sa suppression.
Comment relier Power BI aux autres logiciels de la suite Office ?
Il existe une méthode extrêmement efficace pour exploiter les tableaux et graphiques issus d’un rapport Power BI ! UpSlide a développé un lien permettant d’ouvrir un rapport Power BI et d’importer les visuels directement depuis Microsoft Word.
▶ Vous pouvez d’ores et déjà télécharger gratuitement notre Lien Power BI – Word
Il est également possible de connecter PowerBI à Power Point ! Cette fonctionnalité permet d’importer et mettre à jour des visuels issus de dashboards Power BI sans quitter PowerPoint. Cet outil est exclusivement disponible pour les utilisateurs d’UpSlide.
