Comment les professionnels de la finance utilisent Power BI ?

  • 7 min
  • News Financières
  • Par Edouard Ouaknine le 25/06/2020

Big data, data science, data-driven… ces mots font désormais partie de notre vocabulaire courant. Aujourd’hui, l’omniprésence de la donnée permet de suivre avec précision son évolution en temps réel : un exemple récent est le tableau de bord en ligne de l’OMS permettant de suivre quotidiennement les chiffres du Covid-19.

L’industrie financière a toujours été une grande consommatrice de données : états financiers, cours de bourses ou encore statistiques macro-économiques. C’est notamment les cas des sociétés de gestion qui font appel à des fournisseurs de données comme Bloomberg, Reuters, Factset ou Morning Star puis analysent leurs extractions dans Excel.
Or, la croissance effrénée des volumes de données est telle que, couplée aux besoins d’automatisation, de personnalisation et d’accessibilité, un modèle Excel ne suffit plus. C’est pourquoi nous vous présentons dans cet article la solution Power BI, accompagnée d’exemples concrets.

La puissance de Power BI

Il y a quelques temps, nous vous partagions notre vision sur le rapport financier de demain (lire nos articles Le Pitchbook est mort ; Longue vie au Pitchbook ! et Le Pitchbook de Demain).

Aujourd’hui déjà, Power BI, le logiciel de « datalyse » (analyse de données) développé par Microsoft, permet à des millions d’utilisateurs de créer des rapports automatisés et accessibles depuis tout type d’appareil. Cet outil de business intelligence s’adresse aux entreprises ayant besoin de suivre leurs indicateurs clés, traiter et analyser de gros volumes de données ou encore partager leurs résultats sous forme de rapports en ligne sécurisés.

Depuis quelques années, on observe un engouement croissant pour ce logiciel de la part des structures en pleine numérisation : elles sont désormais plus de 150 000 à utiliser Power BI !

Les utilisations de Power BI sont multiples et diverses. La force de Power BI réside essentiellement dans sa capacité à couvrir l’ensemble du cycle de traitement de la donnée (collection-préparation-visualisation).

On retiendra surtout les principaux avantages de l’outil :

  • Facilité de prise en main pour les utilisateurs finaux
  • Agrégation des données issues de plusieurs sources de données
  • Consolidation automatique de gros volumes de données
  • Mise à jour et suivi des indicateurs en temps réel
  • Accessibilité et sécurisation de l’information

Comment Power BI est-il utilisé en Finance ? A quels besoins répond-il ? Quels sont les bénéfices de sa mise en place ? Découvrez comment les entreprises s’approprient Power BI à travers trois cas d’usage de grands groupes.

Cas #1 : Power BI pour la digitalisation de reporting

De plus en plus d’équipes financières avancent dans la digitalisation. A commencer par l’automatisation de leurs rapports, qui passent d’un format papier (initialement Word ou PowerPoint) à un format électronique connecté à leurs bases de données internes.

Pourtant, de nombreuses grandes entreprises consultent encore leurs chiffres clé sur des dossiers papier : c’était, jusqu’à récemment, encore le cas du comité exécutif d’un grand groupe énergétique, dont les membres recevaient un rapport complet au format papier avant chacune de leurs réunions bisannuelles. Ce mode de consultation a très vite atteint ses limites, la complexité et l’exhaustivité des dossiers rendant difficile l’analyse de la performance de la firme dans le temps.
Le CEO UK Groupe a lancé l’idée d’un projet permettant à tous de bénéficier d’une vision macro simplifiée, en accédant à tout moment aux chiffres clés du groupe et de ses entités.

Power BI s’est naturellement imposé comme la solution la plus à même de répondre aux attentes du Comex. Un rapport rassemblant les indicateurs de performances principaux de l’entreprise et permettant également de « filtrer » ces derniers par entité, pays ou type d’énergie, a donc rapidement été proposé pour remplacer l’ancien document papier.

Grâce à Power BI, les membres du comité exécutif peuvent à présent consulter à tout moment les chiffres à jour du groupe via un rapport :

  • Dynamique : il se met à jour automatiquement à la réception de nouvelles données ou selon les options définies par l’utilisateur.
  • Partagé : disponible en ligne et accessible depuis ordinateur, tablette ou smartphone.
  • Ergonomique et facile d’utilisation : simple, intuitif et esthétique.

Découvrez les autres projets Power BI de ce groupe

Cas #2 : Power BI pour le suivi des ventes en temps réel

En plus de pouvoir se connecter directement à différentes sources de données, la puissance de Power BI permet d’agglomérer ces données rapidement, même lorsqu’elles sont volumineuses.

Dans le cas d’une célèbre enseigne de prêt-à-porter, les résultats des ventes étaient entrés dans un système de gestion des ventes puis consolidés dans un fichier Excel à l’aide de macros lourdes, dont l’exécution prenait une quinzaine de minutes. La mise à jour quotidienne de ce rapport financier était chronophage et le poids du fichier final rendait tout partage impossible.

La direction ainsi que les responsables de boutiques ont vite envisagé de remplacer ce système par un rapport dynamique, accessible à tous et surtout compréhensible pour des personnes sans bagage financier.

La solution ? Un rapport Power BI en ligne qui se met à jour automatiquement chaque matin et permet de suivre les données des ventes selon plusieurs angles : géographique, marque, boutique, type d’article vendu, etc.

Ici, Power BI apparaît comme la meilleure solution car capable de traiter des volumes de données importants et évoluant dans le temps. De plus, son dynamisme et sa facilité d’utilisation en font un outil de consultation bien plus adapté qu’Excel.

Cas #3 : Power BI pour le contrôle de la trésorerie

Les bases de données contiennent de plus en plus d’informations sensibles : données clients, coordonnées bancaires, chiffres comptables, etc. Ces informations représentent de vrais enjeux stratégiques pour les entreprises qui doivent s’assurer de les sécuriser. Pour ce faire, plusieurs méthodes existent :

  • Hébergement des données sur des serveurs de confiance, voire internes (« on premise »)
  • Réduction de l’intervention humaine afin de limiter le risque d’erreur
  • Accès sécurisé à la ressource (authentification multifactorielle, restriction réseau, etc.)
  • Adoption d’outils sécurisés pour la visualisation de la donnée

Un leader de l’industrie du luxe suivait ses encours de trésorerie via des extractions Excel consolidées manuellement par des analystes avant d’être restituées sur PowerPoint. Leur principale difficulté : les données issues de plusieurs supports et systèmes – ERP interne, plateformes et prestataires externes. Bien que son traitement soit complexe, ce rapport leur est néanmoins essentiel pour estimer les risques de défaut de paiement et s’en prémunir auprès d’assureurs.

C’est pourquoi le groupe a opté pour un rapport automatisé des indicateurs de risque (créances en cours, en retard, impayées) et sécurisé – les données comptables devant être correctes et protégées.

La mise en place d’un rapport Power BI a permis de remettre en question les méthodes et la propreté des données extraites de plusieurs sources, notamment en supprimant les retraitements manuels. En plus de nettoyer et consolider les informations, celles-ci sont restituées visuellement et accessibles à chaque responsable de département.

Enfin, la sécurisation des données est garantie grâce à la capacité de pouvoir afficher les données en fonction des utilisateurs (on parle alors de « sécurité à la ligne ») ainsi qu’à la possibilité de conserver ses données localement.

Quelle transition pour les adeptes de la suite Office ?

Bien que les rapports dynamiques aient le vent en poupe, les entreprises ont toujours besoin de retravailler leurs données dans Excel ou bien de les présenter de manière statique dans un PowerPoint afin de se concentrer sur un instant T de l’année, un produit spécifique ou une région particulière. Cela permet notamment de segmenter l’information que l’on veut partager aux formats Office majoritairement utilisés.

Les métiers de la Finance utilisent la suite Microsoft Office quotidiennement ; de plus en plus d’acteurs cherchent donc à connecter Power BI à la suite Office pour passer d’un rapport dynamique à un rapport statique en un clin d’œil.

Afin de retravailler ou présenter vos données Power BI dans Microsoft Office, voici quelques ressources utiles :

Comment exporter ses données de Power BI vers Excel

4 méthodes efficaces pour connecter Power BI à PowerPoint

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