Etude CSA et UpSlide : Quelle utilisation de la suite Microsoft Office en Finance ?

  • 12 min
  • News Financières
  • Par Edouard Ouaknine le 28/05/2020

Microsoft Office est largement utilisé dans les métiers de la banque et de la Finance (Banque d’investissement, Asset Management, Private Equity, Transaction Services, etc.).

Afin d’en savoir plus sur leurs usages de la suite Microsoft Office, nous avons mené une étude en partenariat avec le CSA et sondé 178 personnes des secteurs bancaire, financier et assurances. Sans surprise, 100% des personnes interrogées déclarent utiliser Word, Excel ou PowerPoint au quotidien.

En revanche, la majeure partie du temps passé sur ces logiciels est dédiée à des tâches à faible valeur ajoutée : selon l’étude, ce sont près de 86% de répondants qui estiment ne pas avoir assez de temps à consacrer à leur cœur de métier.

Dans cet article, nous faisons le point sur l’utilisation de Microsoft Office en Finance et proposons quelques pistes pour permettre aux entreprises du secteur de mieux valoriser le temps de leurs collaborateurs.

Comment les professionnels de la finance exploitent-ils la suite Office ?

Les financiers et banquiers passent un temps considérable sur la suite Office – plus de 4 heures par jour sur Excel (30% des interrogés), Word (17%) et PowerPoint (10%). Les supports produits sont infinis et plus ou moins complexes :

  • Tableaux de reporting
  • Graphiques et modèles financiers
  • Commentaires à destination des clients
  • Documents ou présentations complets

Le point commun entre tous ces types de de fichiers ?

Ils nécessitent tous l’accomplissement d’une multitude de tâches chronophages dont voici le palmarès :

Sur le podium des tâches les plus effectuées, on retrouve tout d’abord la mise en forme sur Excel. Elle est même jugée la plus chronophage par une personne sondée sur quatre. Ce résultat n’est guère surprenant quand on sait que le respect de la charte graphique est un prérequis dans les livrables de plus de 78% des interrogés.

En deuxième position ex-aequo des tâches les plus récurrentes : la relecture de documents et la rédaction de commentaires. De fait, la Finance étant un secteur de plus en plus réglementé, les métiers de Compliance y sont désormais incontournables. Aussi, la conformité des supports produits est au cœur des préoccupations des financiers. Plus de 80% des professionnels interrogés relisent tous les jours des documents pour en éliminer les erreurs potentielles.

Zoom sur l’utilisation d’Excel

Il va sans dire que le tableur est l’outil par excellence des financiers. Voici quelques chiffres clés sur l’usage du logiciel Excel par les professionnels de la Finance :

Pour répondre à ce besoin récurrent de mise en forme dans Excel, nous avons développé la fonctionnalité Smart Format qui permet d’appliquer sa charte graphique aux visuels créés dans Excel en seulement quelques clics. L’an dernier, l’outil a permis à lui seul d’économiser plus de 36 000 heures aux utilisateurs d’UpSlide travaillant en finance.

Zoom sur l’utilisation de PowerPoint

Beaucoup de documents comme les présentations commerciales ou reportings sont réalisés à l’aide de PowerPoint, l’une des principales sources d’inefficacité pour les financiers :

Ainsi les métiers de la banque et de la finance sont des utilisateurs intensifs de la suite Microsoft Office. Or, leur utilisation des logiciels Excel, Word et PowerPoint cristallise un nombre important de tâches répétitives et chronophages. Résultat : selon notre étude, deux professionnels sur trois ont l’impression de manquer de temps pour réaliser les tâches attendues dans leur travail.

Comment optimiser le temps de vos équipes ?

D’après notre étude, près de 70% des personnes travaillant en banque et en finance s’estimeraient surqualifiées pour les tâches redondantes et chronophages qu’elles réalisent chaque jour. En effet, la valeur ajoutée et l’expertise de chaque personne est sous-exploitée lorsqu’elle se concentre sur des tâches qui pourraient être automatisées.

Afin d’octroyer du temps et de la flexibilité à vos équipes, réduisez autant que possible le temps alloué aux tâches à faible valeur ajoutée. Voici quelques pistes :

  1. Optimiser les tâches existantes, comme par exemple la relecture des fichiers – 81% des professionnels de la finance relisent tous les jours des documents pour en éliminer les erreurs potentielles ! Pourquoi ne pas tenir à jour une bibliothèque de slides PowerPoint ou textes Word approuvés par le management et validés par la Conformité ? Nommez un responsable de la bibliothèque auquel vos collaborateurs pourront soumettre des nouveaux éléments à jour, une fois validés par les départements adéquats. Ce type de projets peut également être l’occasion d’harmoniser les méthodes de travail entre équipes et donc de mettre à plat les outils de collaboration pour une productivité accrue.
  2. Automatiser les tâches répétitives et récurrentes à partir d’un certain volume. On pense tout de suite aux copier-coller d’Excel vers PowerPoint ou Word qui arrivent en troisième position des tâches les plus effectuées selon les sondés. Si vous avez déjà exploré toutes les possibilités qu’offre VBA, il existe d’autres solutions : effectuer un état des lieux des rapports récurrents demandant le plus de travail et collaborer avec d’autres départements pour trouver des solutions communes ? Organiser un Hackathon pour centraliser l’information et automatiser la génération de rapports ? Recenser les cas d’usage les plus fréquents et lancer un appel d’offres pour sélectionner le meilleur outil en mesure d’y répondre ? Parfois la réponse est juste sous nos yeux : un de vos collègues est peut-être un vrai génie sur Excel ?
  3. En 2019, le Lien Excel-PowerPoint d’UpSlide a permis à ses utilisateurs de gagner près d’une minute sur deux en exportant leurs tableaux et graphiques Excel sur PowerPoint ou Word en quelques clics seulement !

    Essayez gratuitement le lien Excel-PowerPoint

  4. Eliminer certaines tâches comme la mise en forme des rapports qui ne respecteraient pas la charte graphique de leur entreprise d’après 38% des sondés. La création de graphiques aux couleurs de son entreprise peut s’avérer très chronophage : 59% des sondés le font au moins une fois par jour. De plus, le temps passé sur la mise en forme n’est pas forcément utile dans la mesure où 69% des personnes interrogées affirment que la forme de leurs rapports ne les satisfait pas toujours pleinement. Ici, il est plus complexe d’éliminer ce genre de tâches : Excel propose nativement des options de mise en forme, une solution serait d’en choisir une et de modifier seulement la couleur et la police des graphiques afin qu’ils soient conformes à l’image de votre entreprise

En optimisant, automatisant et éliminant les tâches à faible valeur ajoutée, vos équipes disposeront de plus de temps pour se concentrer sur leur cœur de métier, comme l’analyse par exemple. Jouer sur la variable « temps » – et non « quantité de travail » – permet aux utilisateurs de la suite Office de décupler leur productivité tout en valorisant leur temps de travail, davantage alloué à des missions plus stimulantes.

De plus ces tâches à faible valeur ajoutée sont source de stress ; 70% des professionnels de la finance se sentent stressés au quotidien selon notre étude. Ainsi, supprimer ces actions répétitives et chronophages fera gagner en confort de travail et en sérénité aux salariés.

Comment devenir (encore) plus productif ?

UpSlide est un logiciel qui permet d’optimiser, automatiser et éliminer les tâches à faible valeur ajoutée afin de faciliter la vie de vos collaborateurs sur Excel, Word et PowerPoint. 

De nombreuses entreprises l’ont déjà adopté, tout comme Mazars qui a décidé d’optimiser l’usage de la suite Microsoft Office pour permettre à ses collaborateurs de travailler plus efficacement et avec plaisir.

  • Pour découvrir d’autres solutions permettant d’organiser vos tâches et atteindre vos objectifs :
S’abonner
Notifier de
guest
0 Commentaires
Inline Feedbacks
View all comments