Exporter facilement et rapidement ses données de Power BI vers Word

Power BI a révolutionné la visualisation des données pour les équipes financières qui peuvent désormais présenter leurs données de manière plus interactive et accessible.

Grâce à Power BI, vous pouvez exploiter vos données pour créer des rapports statiques plus impactants dans Excel, PowerPoint ou Word. Ensemble, ces applications Microsoft Office vous permettent de présenter, de formater et d’analyser plus efficacement vos données.

PowerPoint est souvent la solution privilégiée par les professionnels de la finance pour afficher des visuels Power BI et compléter des données avec des analyses et des commentaires parfaitement formatés. Mais nombreux sont ceux qui doivent également intégrer leurs visuels Power BI dans Word pour générer des rapports PDF au format A4.

Alors, comment faire pour exporter ses données issues de Power BI vers Word ?

Dans cet article, Cyril, consultant en modélisation financière chez F31, explique les différentes manières de connecter efficacement Power BI à Word.

Option 1 : Exporter ses données Power BI au format PDF et les intégrer manuellement dans Word

Jusqu’à présent, l’un des seuls moyens d’insérer vos rapports Power BI dans Word consistait à :

  1. Exporter votre rapport Power BI au format PDF
  2. Ouvrir Word et vous rendre dans l’onglet Insertion
  3. Cliquer sur la section Texte, puis sur Objet
  4. Sélectionner le tableau de bord Power BI tout juste exporté au format PDF
  5. Et voilà, le tour est joué ! Votre PDF Power BI a bien été ajouté à Word.

Toutefois, cette solution présente de nombreuses limites :

  • Le processus d’exportation au format PDF peut prendre quelques minutes, ce qui peut être fastidieux si vous êtes amené(e) à répéter la tâche plusieurs fois par jour.
  • Une fois vos données converties au format PDF, elles ne sont plus dynamiques. Si vos données Power BI sont actualisées, vous devrez mettre à jour ces données dans Word et, par conséquent, recommencer l’ensemble du processus depuis le début.
  • Lors de l’exportation au format PDF, Microsoft ne peut pas garantir la conformité parfaite des pixels par rapport aux rapports Power BI, ce qui peut avoir un impact sur la qualité globale du rapport.
  • Le processus d’exportation affiche une limite de taille, donc si vous gérez des tableaux de bord Power BI volumineux, certains de vos visuels peuvent ne pas apparaître dans le fichier PDF final.
  • De plus, les visuels avec barre de défilement sont exportés dans leur état par défaut. Ils s’afficheront donc automatiquement sans défilement.

Pour un analyste qui crée en moyenne dix rapports par mois, cette méthode peut lui faire perdre plusieurs heures de travail et ne lui permettra pas de produire le rapport le plus percutant qui soit. 

Découvrir comment exporter Power BI vers Excel

Option 2 : Copier-coller des visuels Power BI dans Word

Vous cherchez un moyen simple et efficace d’exporter Power BI vers Word ? Il vous suffit de suivre les étapes suivantes :

  1. Ouvrir le visuel Power BI à exporter
  2. Cliquer sur le bouton Copier le visuel en tant qu’image en haut à droite
  3. Sélectionner Copier dans le presse-papiers
  4. Ouvrir Word et cliquer sur le bouton Coller en haut à gauche de l’onglet Accueil, ou utiliser simplement le raccourci clavier Ctrl + V

Bien que facile, cette solution présente certains inconvénients comme pour l’option 1. Dès que vous enregistrez vos données, elles ne sont plus dynamiques, mais statiques. Si vous modifiez vos données dans Power BI et que vous devez mettre à jour votre rapport dans Word, il vous faudra tout recommencer depuis le début, ce qui représente une perte de temps et peut s’avérer particulièrement frustrant.

Option 3 : Exporter et mettre à jour les pages et les visuels Power BI dans Word via le Lien UpSlide

Vous souhaitez intégrer Power BI dans Word ?

À la fois fiable, rapide et simple, le Lien Power BI vers PowerPoint et Word est le meilleur moyen d’exporter et de mettre à jour des visuels Power BI dans Word.Vous trouverez ci-dessous la marche à suivre pour booster la création et la mise à jour de vos rapports.

Comment exporter Power BI vers Word avec UpSlide

  1. Dans Word, se rendre dans l’onglet UpSlide, puis cliquer sur Importer un visuel
  2. Accéder à vos tableaux de bord Power BI et filtrer à partir de Word
  3. Cliquer sur les trois points, situés en haut à droite au-dessus du visuel à intégrer, puis sur Exporter vers Word

La bonne nouvelle, c’est que votre visuel sera automatiquement lié au jeu de données Power BI dans Word. Vous pouvez donc mettre à jour vos données en un clic. Pour en savoir plus, consultez la section ci-dessous.

Découvrir 4 méthodes efficaces de connecter Power BI à PowerPoint

Comment mettre à jour vos données Power BI dans Word

Pour actualiser vos données Power BI à partir de Word à l’aide du Lien Power BI vers Word, il vous faut :

  1. Ouvrir Word et vous rendre dans l’onglet UpSlide
  2. Cliquer sur le bouton Mettre à jour les liens
  3. Sélectionner les liens à actualiser ou filtrer dans le volet qui apparaît à droite
  4. Cliquer sur Mettre à jour

Plus besoin de quitter Word et de réouvrir Power BI pour exporter vos nouveaux visuels ! Vous gagnez ainsi en efficacité lors de la création de vos rapports.  

Comment modifier et dupliquer des rapports contenant des données Power BI

Grâce au lien UpSlide, vous pouvez modifier les segments de catégories et de temps directement dans Word pour présenter les données de différents trimestres ou clients en quelques secondes. Vous optimisez ainsi considérablement le temps que vous passez sur la création de vos rapports mensuels. Pour ce faire, vous devez :

  1. Cliquer sur le bouton Mettre à jour les liens dans l’onglet UpSlide afin d’afficher tous les liens
  2. Sélectionner le visuel à modifier, puis cliquer sur Modifier les filtres en haut à droite
  3. Apporter vos modifications (date, lieu, client…), puis cliquer sur Appliquer et mettre à jour
  4. Vos modifications apparaissent en quelques secondes.

Seuls les utilisateurs d’UpSlide ont accès au Lien Power BI vers PowerPoint et Word. Pour demander une démo, vous pouvez contacter nos experts ci-dessous.

Rassurez-vous !
UpSlide ne vous demandera jamais d’avoir accès à vos données. La propriété et le traitement de ces données restent entre les mains de votre entreprise.

À ce jour, il n’existe que trois façons d’exporter des visuels Power BI vers Word : 1) Exporter Power BI au format PDF et intégrer manuellement dans Word ; 2) Copier-coller des visuels Power BI dans Word ; 3) Exporter et mettre à jour les pages et les visuels Power BI dans Word via le lien d’UpSlide.

N’hésitez pas à tester chacune de ces options et à commenter cet article pour nous partager celle que vous préférez !

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