Le nouveau lien entre Excel et PowerPoint par UpSlide

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  • Par Edouard Ouaknine le 12/06/2020

Avec un gain annuel de plus de 170 000 heures, le Lien Excel-PowerPoint est sans aucun doute l’une des fonctionnalités UpSlide les plus appréciées.

Le lien entre Excel et PowerPoint/Word permet aux utilisateurs d’UpSlide de connecter leurs graphiques, tableaux et textes dans Excel à leurs rapports Word et présentations PowerPoint. Lorsque les données sources changent, la présentation peut être mise à jour en un clic.

Dans cette dernière mise à jour nous introduisons 4 nouvelles options avancées, issues des commentaires des utilisateurs, afin d’améliorer votre expérience.

1. Afficher les liens

Gagnez du temps en identifiant les éléments d’un onglet Excel liés à un document PowerPoint ou Word : vous visualisez ainsi les graphiques ou tableaux liés dans vos présentations, afin de les modifier ou au contraire de les préserver.

Rendez-vous sur le ruban UpSlide d’Excel où vous trouverez le bouton « Afficher les liens » à droite de vos boutons d’export vers PowerPoint et Word.

Un clic suffit pour mettre en évidence les cellules, tableaux ou graphiques qui ont été liés à PowerPoint ou Word :

2. Afficher le dernier export/mise à jour

Grâce à la nouvelle option « Afficher le dernier export/mise à jour« , vous pouvez désormais ouvrir le document PowerPoint ou Word dans lequel vous avez exporté votre dernier graphique ou tableau, directement depuis votre classeur Excel.

Comment procéder ?

  1. Clic droit sur un tableau ou un graphique lié dans Excel
  2. Sélectionnez « Afficher le dernier export/mise à jour« 
  3. Le dernier fichier lié au tableau ou graphique s’ouvre

3. Préserver la visibilité actuelle des cellules

Avez-vous déjà utilisé le lien pour exporter un tableau avec des lignes ou des colonnes cachées ? Auparavant, il vous fallait les masquer à nouveau pour chaque mise à jour opérée depuis votre fichier PowerPoint ou Word.

A présent, vous pouvez conserver les paramètres de visibilité des cellules de vos tableaux liés : masquer ces lignes ou colonnes dans votre tableau Excel lié ne changera pas ce qui est visible dans PowerPoint/Word – même lorsque vous cliquez sur « Mettre à jour » !

Comment procéder ?

  1. Modifiez la visibilité des colonnes/lignes de votre tableau dans Excel
  2. Sélectionnez le tableau (Ctrl + *)
  3. Cliquez sur « Export avancé » situé à droite des boutons d’export classiques (Ctrl + Alt + A)
  •  Cochez la case « Conserver la visibilité actuelle des cellules » dans la fenêtre contextuelle d’exportation avancée
  • Cliquez sur « Ok » pour lancer l’export.

La visibilité des cellules de votre export sera préservée lors de la mise à jour, même si vous modifiez la visibilité des cellules dans Excel !

Liez un tableau, plusieurs fois, à un ou plusieurs documents, en appliquant des filtres différents ou en masquant certaines lignes ou colonnes.
Par exemple, vous disposez d’un seul tableau affichant vos chiffres de vente mondiaux, mais vous devez créer un rapport de vente distinct pour chaque région ?
Plus besoin de dupliquer les tableaux ! Affichez uniquement les chiffres dont vous avez besoin et sélectionnez « Conserver la visibilité actuelle des cellules » pour chaque exportation vers votre rapport PowerPoint.

4. Conserver la largeur de l’image dans PowerPoint/Word

Le lien UpSlide préserve la largeur de votre tableau ou graphique lié lorsque vous le mettez à jour. Ainsi, l’ajout de colonnes dans votre tableau Excel réduit la lisibilité des tableaux exportés lorsque vous les mettez à jour dans PowerPoint ou Word car ces derniers conservent la largeur de l’export initial (plus de colonnes pour la même largeur).

Vous pouvez désormais choisir si vous souhaitez préserver ou non la largeur de vos tableaux lorsque vous les mettez à jour dans PowerPoint ou Word : si vous choisissez de ne pas le faire, vos tableaux s’étendront au-delà de la largeur initiale pour éviter que votre texte ne rétrécisse. Le visuel dans PowerPoint s’agrandira alors par défaut vers la droite : assurez-vous au préalable d’avoir assez de place sur votre diapositive !

Comment procéder ?

  1. Sélectionnez le tableau que vous souhaitez exporter
  2. Cliquez sur « Export avancé« 
  3. Dans la fenêtre, choisissez ou non de « Conserver la largeur dans Powerpoint/Word« 
  4. Cliquez sur « Ok » et votre tableau sera exporté
  5. Si vous avez désactivé la fonction « Conserver la largeur dans Powerpoint/Word« , toute mise à jour adaptera la largeur de votre tableau si vous augmentez sa taille

Merci aux utilisateurs d’UpSlide

Grâce à vos commentaires, nous améliorons constamment notre logiciel pour vous faire gagner encore plus de temps !

D’après les utilisateurs du Lien Excel-PowerPoint présents lors de notre dernier webinaire, ces améliorations pourraient leur faire gagner plus de 10 heures par mois :

Pour voir ces nouvelles fonctionnalités en action :

▶ Regardez la retransmission du webinaire « Discover the Improved Excel > PowerPoint Link« .

Nous espérons que vous apprécierez les nouvelles options du Lien Excel-PowerPoint et sommes impatients de connaître votre avis !

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