Télétravail : Bien communiquer grâce à Microsoft Teams

  • 12 min
  • Tips d'Efficacité
  • Par Edouard Ouaknine le 15/04/2020

Aujourd’hui, le télétravail devient un impératif pour toutes les entreprises.

Afin de permettre aux salariés de continuer à travailler efficacement à distance, Microsoft a mis à disposition gratuitement sa nouvelle plateforme de collaboration : Teams ! Vous en êtes vous-même peut-être déjà équipé : en effet, Microsoft a annoncé le remplacement définitif de Skype par Teams d’ici 2021.

Chez UpSlide, nous nous appuyons beaucoup sur les nombreuses fonctionnalités de l’outil Microsoft Teams pour être efficaces en télétravail : chats, appels vidéo, travail en synchro sur la suite Office, enregistrement des réunions, etc.

Voici nos conseils pour vous familiariser avec ce nouvel outil et le prendre en main en seulement 6 étapes.

1. Télécharger Microsoft Teams

(Si vous êtes déjà utilisateur de Teams, rendez-vous à la section 3 : Bien gérer vos conversations)

Avant de télécharger Microsoft Teams, veillez à vous rapprocher de votre département IT ou à vous accorder avec vos équipes afin que tout le monde soit équipé des mêmes outils et que les normes de cybersécurité au sein de votre entreprise soient bien respectées.

> Télécharger Microsoft Teams

2. Comprendre Microsoft Teams

Une fois Microsoft Teams installé sur votre machine, lancez l’application. Une interface pourpre s’ouvre alors, composée de quatre grandes sections :

La barre de recherche : le moteur de recherche très puissant intégré à Teams vous permet de retrouver facilement un contact, une conversation, un fichier échangé, etc.

Le menu Teams : il permet de naviguer facilement entre vos notifications, conversations, groupes, calendrier, etc.

Profil et réglages : c’est ici que vous pouvez paramétrer l’application selon vos besoins (plus de détails section 5 : S’approprier l’outil).

La conversation active : il s’agit du chat que vous avez sélectionné depuis le menu Teams, c’est ici que vous dialoguez avec vos collègues.

3. Bien gérer vos conversations sur Teams

Attention, il faut bien distinguer les conversations des groupes Teams. Ces derniers sont reliés à des sites SharePoint et sont donc plus appropriés pour des équipes qui échangent sur une base très régulière, et qui ont donc besoin d’un espace de travail commun.
Dans cette partie, nous aborderons uniquement les conversations ainsi que les appels en visio-conférence.

Prêt pour votre première conversation ?

  • Lancer un chat Teams à plus de deux participants : cliquez sur l’icône à gauche de la barre de recherche Teams.
  • Renommer la conversation comme vous voulez : cliquez sur le petit Stylo à côté du nom des participants (ou de la conversation si celle-ci a déjà un nom).
  • Epingler le chat pour le retrouver facilement : rendez-vous dans la liste des conversation et choisissez celles que vous voulez.
  • Utiliser les onglets de conversation pour recevoir des mises à jour sur vos projets ou partager des informations telles que vos comptes rendus de réunions, vos fichiers ou vos ressources.

A présent, voyons comment interagir dans une conversation :

  • Réagir à un message reçu en passant la souris sur ce dernier.
  • Mentionner un collaborateur, en utilisant la touche « @ ».
  • Corriger ou supprimer un message contenant une erreur, via un clic sur le message envoyé puis en cliquant sur «  ».
  • Lancer une conférence en un clic en choisissant les différentes options en haut à droite de la conversation (visio, audio ou partage d’écran).

4. Réussir vos visio-conférences sur Teams

Lancer une conférence ne suffit pas : encore faut-il qu’elle porte ses fruits et soit aussi efficace qu’une réunion physique ! Voici nos bonnes pratiques pour faire de vos visio-conférences un succès :

  • Avant de rejoindre la conférence, paramétrez vos réglages via cette fenêtre :
  1. Activez votre caméra si besoin. Si votre connexion est mauvaise, il est conseillé de désactiver la vidéo qui est plutôt gourmande en bande passante.
  2. Si vous activez la webcam, vous pouvez flouter votre arrière-plan afin de préserver votre intimité.
  3. Activez votre micro uniquement quand vous souhaitez prendre la parole : sinon, restez en mode muet pour éviter les échos entre participants.
  4. Enfin, vérifiez toujours votre matériel et sa bonne connexion : il arrive que Teams ne détecte pas votre casque audio immédiatement, vous pouvez alors l’activer manuellement via la commande “Réglages”.
  • Pendant la conférence, vous pouvez :
  1. Enregistrer la réunion pour les éventuels absents
  2. Partager votre écran (ici, une présentation PowerPoint)
  3. Afficher la messagerie instantanée, très utile pour y poser ses questions ou détailler un point !
  4. Demander à prendre le contrôle de la conférence

Lors de vos appels d’équipe, il faut savoir que Teams met en avant les caméras/images des personnes prenant la parole : il se peut donc que vous ayez besoin d’épingler la caméra d’un de vos collègues quand il présente en cliquant sur « afficher les participants », puis en sélectionnant l’option « épingler » pour un de vos collaborateurs.

D’autres options, dont les paramètres disponibles avant de rejoindre la conversation (vus plus haut), sont également disponibles via le bouton «  » :

  • Il peut arriver par exemple que le son ne sorte pas dans votre casque, pour vérifier votre paramétrage audio il suffit de cliquer sur «  », puis sur Afficher les paramètres de périphérique afin de choisir votre matériel audio.
  • Redonnez du piment à vos réunions en les projetant sur la plage ou depuis l’espace en changeant d’arrière-plan ! Cliquez sur « … » > Afficher les effets d’arrière-plan (vous pouvez même tenter d’ajouter votre propre image en fond en attendant que la fonctionnalité arrive en natif dans les options Teams).

Nommez un Scrum Master pour distribuer la parole pendant la réunion afin d’éviter les potentielles interruptions, garder un œil sur le temps écoulé et prendre les notes pour faire suivre un récapitulatif à tous les participants.

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5. S’approprier Microsoft Teams

Pour une meilleure expérience sur Teams, nous vous conseillons de faire un tour dans les réglages afin de pouvoir paramétrer :

  • Vos notifications : tout comme pour les emails, les pop-ups nuisent à votre attention et à votre productivité. Afin de ne pas être dérangé à chaque message reçu, cliquez sur votre Profil en haut à droite > Paramètres > Notifications puis dans la partie « Messages » optez pour « Désactivé ».
    Si vous préférez recevoir des notifications en temps normal mais avez besoin d’animer une conférence sans être dérangé, ou simplement vous concentrer pendant l’heure qui suit, vous pouvez temporairement activer le mode « Ne pas déranger ».
  • Votre affichage : si vous passez beaucoup de temps sur Teams, nous vous recommandons d’utiliser le « Mode Sombre » afin de préserver vos yeux de la lumière bleue (ainsi que la batterie de votre ordinateur portable !)
  • Votre relais : si jamais vous travaillez à plusieurs, partagez un même numéro de téléphone ou simplement devez vous absenter, veillez à configurer Teams selon vos besoins :
  1. Afficher un message automatique lorsqu’on vous contacte. Cliquez sur votre Profil en haut à droite > Définir le message de statut. Vous pouvez également choisir au bout de combien de temps le message disparaît.
  2. Nommer des personnes pour passer et recevoir des appels à votre place. Pour cela rendez-vous de nouveau dans Paramètres > Général > Gérer les délégués.
  3. Transférez les appels entrants afin que d’autres personnes puissent décrocher. C’est également idéal lorsque vous avez un numéro standard ou de support auquel plusieurs personnes peuvent répondre. Tout se passe dans Paramètres > Appels > Règles de répondeur automatique.

6. Gagner en productivité avec Microsoft Teams

Vous le savez sûrement : chez UpSlide, nous sommes des mordus de productivité ! Voici nos tips pour gagner du temps sur Teams :

  • Les raccourcis clavier : lorsqu’on les maîtrise, ils permettent de gagner un temps considérable. Comme toutes les applications de Microsoft, Teams est doté de nombreux raccourcis. Vous pouvez les consulter en cliquant sur votre avatar situé en haut à droite > Raccourcis clavier.
  • Les commandes rapides : ce sont des fonctions permettant d’interagir avec Teams à la vitesse de l’éclair ! Vous pouvez par exemple effectuer un appel test pour vérifier votre matériel avec la commande « /testcall » ou encore appeler un collègue en tapant « /appeler » suivi de son nom.
    Rendez-vous dans la barre de recherche Teams et tapez « / » pour les toutes les afficher.
  • Les applications : Teams est doté de son propre App Store permettant d’ajouter des fonctionnalités et de le synchroniser avec d’autres logiciels comme Evernote par exemple. On vous donne celle que nos développeurs préfèrent : Polly, pour créer des sondages en un clin d’œil !
  • Outlook : faisant partie de la gamme Microsoft, Teams est compatible avec Outlook. Cela vous permet de synchroniser votre calendrier et même d’ajouter un lien Teams directement de vos invitations Outlook !
  • Trello : Teams permet d’intégrer directement vos tableaux Trello à vos groupes. Vous pouvez ainsi facilement de suivre des projets directement dans Teams sans changer de plateforme, partager de l’information comme des compte-rendus de réunions ou encore mutualiser les ressources entre plusieurs équipes sur un tableau commun.
  • SharePoint : connectez votre site SharePoint directement dans Teams afin de modifier et partager vos documents en un clin d’œil. Accédez à vos fichiers récents depuis le menu latéral Teams (Ctrl + 6).
    *A noter que chaque nouveau groupe Teams (et non conversation) génère un nouveau site SharePoint, veillez donc à utiliser ces derniers avec parcimonie.
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